Operacyjne porządkowanie holdingu retail w trakcie szybkiego wzrostu. Od WhatsApp z 180 osobami w jednym kanale do Discord per-oddział, od ustnych „tak się robi u nas" do spisanych SOPów. 130 oddziałów, 300 pracowników, sześć warstw budowanych jedna na drugiej.
VAVO Group to polska grupa kapitałowa z markami własnymi w segmencie retail. Wszedłem do VAVO w 2024 jako kierownik regionalny, gdy grupa miała 37 sklepów. Dziś jest ich 130, z około 300 pracownikami, kilka regionów operacyjnych. Trzy awanse w dwanaście miesięcy — kierownik regionalny → kierownik → Dyrektor Operacyjny. Dziś odpowiadam za operacje całej grupy.
Pisząc to case study patrzę na dziś — system, który działa. Ale zaczęło się od chaosu, który nie różni się od tego, co widziałem w innych firmach 100+ osób w Polsce. Dlatego ten case ma sens jako proof: nie jako konsultant od strony, jako ten, który sam to przeszedł i odpowiada przed zarządem za wynik.
Wchodząc do VAVO po raz pierwszy zobaczyłem to, co widziałem już w innych firmach 100+ osób — operacyjny chaos, który firma normalizuje, bo nikt nigdy nie miał czasu posprzątać:
Stan w systemie ≠ stan na półce. Excel nam się rozjeżdża. Każdy dział ma swoją wersję prawdy. — znane zdania z pierwszych rozmów
Operacyjne porządkowanie firmy 100+ osób nie polega na "wdrożeniu ERP". Polega na budowie warstw, jedna na drugiej, w stałej kolejności. Pominięcie warstwy = system nie działa, choć pliki są na miejscu.
Zacząłem od tego co najtańsze i najszybsze. Pierwsze spisane SOPy: kasa, magazyn, zwroty, reklamacje, onboarding. Urlopy — proces zlecania, akceptacji, kalendarz zespołu. Nie idealne — wystarczające. Każda procedura miała autora, datę, wersję. Powód: bez procedur nie ma o czym automatyzować.
Migracja z WhatsApp (180 osób w jednym kanale) na Discord z kanałami per-oddział, per-region, per-rola. Każdy ma swój kanał. Każdy widzi tylko to co go dotyczy. Centrala publikuje raz, dociera do właściwego oddziału. Reszta — historia, tagi, search. Ulga widoczna była w pierwszym tygodniu.
M365 SharePoint jako miejsce gdzie wszystko żyje: procedury, raporty, szablony, szkolenia. Każdy pracownik wie gdzie szukać. Każdy menedżer wie gdzie publikować. Koniec wysyłania załączników w mailu — link, wersja, historia zmian. Pierwsza próba doprowadzenia firmy do rytmu dokumentowanego.
Pierwszy raz w historii VAVO zarząd miał dashboard, który nie kłamie i nie wymaga ręcznej kompilacji. KPI per region, sprzedaż per oddział, marża, koszty operacyjne — wszystko w jednym miejscu, odświeżane same. Decyzje na podstawie liczb, nie tego kto głośniej zadzwonił.
Vape Retail System — własna platforma do prowadzenia sieci detalicznej. Grafiki dyżurów, frekwencja, sprzedaż per-oddział, alerty. Zbudowany pod konkretne procesy VAVO, nie pod abstrakcyjne potrzeby. Decyzja o własnym systemie zamiast SaaS była świadoma — zbyt wiele specyficznych przypadków, żeby SaaS pokrył je bez kompromisów.
Po wdrożeniu codziennej operacji VRS rozwijał się do warstwy analitycznej: porównania regionów, KPI per-oddział, alertowanie odchyłek. Dane wpadały same — nikt nie musiał ich zbierać raz w tygodniu. Power BI zostaje na zarząd, VRS — na operację codzienną.
Wdrożenie WMS na magazynie centralnym. Przeniesienie magazynu do nowej lokalizacji — większa powierzchnia, lepsza logistyka, niższy koszt operacyjny. Zwiększenie przepustowości (więcej paczek/dzień przy tym samym zespole). Procedury magazynowe spisane, mierzone, optymalizowane. Operacja, która wcześniej była wąskim gardłem, stała się przewidywalna.
Stack nie jest celem — jest narzędziem. Każda warstwa odpowiada na konkretną potrzebę: SharePoint = dokumenty, VRS = operacja codzienna, Discord = komunikacja zespołu. Wymiana jednego narzędzia bez przebudowy procesu = wymiana mebla w kuchni, w której gotowanie nadal nie ma rytmu.
Kolejność jest wszystkim. Procedury → komunikacja → źródło prawdy → analizy → system → magazyn. Pominięcie warstwy = system nie działa. — co bym zostawił bez zmian
Główna lekcja: AI nie rozwiąże chaosu operacyjnego. Procedury, dane, rytm komunikacji — to tworzy strukturę, na której potem AI ma sens. Większość firm 50-300 osób kupuje AI zanim ma SOPy. Efekt: AI w chaosie = automatyzacja chaosu. Najpierw szkielet, potem mięśnie.
Audyt operacyjny 7 dni — mapa procesu, lista 5-10 strat, 3 szybkie poprawki, plan 30-60-90 dni, rekomendacja kierunku (AI vs ERP vs procesy). Bez zobowiązań na dalszą współpracę. Cena ustalana po krótkiej rozmowie, gdy znam skalę firmy.